特別研究員

申請手続

   令和3年度(2021年度)採用分特別研究員に関するQ&A


1.申請資格について


Q1-1 PDの申請資格になぜ、博士の学位取得後期間の上限を設けるのか。
A1-1 特別研究員制度は、研究活動の初期段階の若手研究者を支援することを趣旨としていることから、学位取得直後の優れた若手研究者への支援に重点化するため、博士の学位取得後期間の上限を設けることとしました。

Q1-2 特別研究員採用経験者は申請することができるか。
A1-2 DCに採用されたことのある者が再度DCに申請することはできません。PDに採用されたことのある者が再度PDに申請することはできません。(内定辞退者は採用者ではありませんので、再度申請可能です。)
ただし、DCに採用されたことのある者がPDに申請することは可能です。

Q1-3 DCとして申請した後、学位の取得に伴いPDへ資格変更した者は、PDとして申請が可能か。
A1-3 DCとして申請した後、学位の取得に伴いPDへ資格変更した者は、PDに申請することは可能です。ただし、PDへの申請にあたっては、研究機関移動および国籍要件を満たす必要があります。

Q1-4 現在、どこの研究機関にも所属していないが、申請は可能か。
A1-4 可能です。PD及びDCのいずれも、採用年度の4月1日現在で募集要項に記載の要件を満たすことが必要であり、申請時での所属の有無は問いません。

申請手続きについては、PD及びDC2の場合は受入研究機関(受入研究者の本務先)、DC1の場合は申請時に在学する大学院又は修士課程で在学していた大学院を通じて行ってください。 ただし、DC1に申請する者で、海外の大学院に在学中もしくは出身の大学院が海外の場合は受入研究機関から申請を行ってください。

Q1-5 修士課程修了後就職し、現在いずれの大学院にも在学していないが、DC1に申請することは可能か。
A1-5 可能です。採用年度の4月1日現在で募集要項に記載の要件を満たすことが必要であり、申請時での所属・在学の有無は問いません。

申請手続きについては、修士課程で在学していた大学院を通じて行ってください。また、申請書内の「現在の研究指導者」欄については、申請者の現職が研究職の場合には現在の受入研究者を入力し、申請者の現職が研究職ではない場合には修士課程での研究指導者を入力してください。評価書については、「現在の研究指導者」欄に記載した方に作成していただくことになります。

ただし、特別研究員の採用中は、特別研究員以外の身分を持つことが出来ませんので、採用開始日の前日までに現職を辞職してください。(申請時点で辞職する必要はありません。)

Q1-6 4月以外に入学した者(10月入学者等)は、DCに申請することは可能か。また、DC1とDC2のいずれに申請すればよいか。
A1-6 在学月数の要件を満たすのであれば、申請は可能です。
また、DC1とDC2どちらに申請すべきかについては、採用年度の4月1日時点における博士課程累計在学月数で判断します。休学期間は在学月数に含みません。ただし、休学期間の合計が6ヶ月未満の場合には在学月数に加算し、申請資格の確認をします。
3年制 4年制 5年一貫制  
12ヶ月未満 12ヶ月以上24ヶ月年未満 24ヶ月以上36ヶ月未満 DC1申請
12ヶ月以上36ヶ月未満 24ヶ月以上48ヶ月未満 36ヶ月以上60ヶ月未満 DC2申請

例えば、採用前年度の10月入学予定者の場合(休学が無い場合)、採用年度の4月1日では、累計在学月数は、6ヶ月なので、「DC1」に申請します。
なお、学則によっては入学年月にかかわらず4月になると年次が一つ上がるという大学もありますので、申請機会の公平の観点から、年次ではなく、累計在学月数により判断することとしています。
学則によって、大学の在学月数の換算が異なりますので、申請する機関の事務にご確認ください。

Q1-7 外国籍を持つ者でも申請可能か。
A1-7 DCは、採用時に我が国の大学院博士課程に在学している者であれば、外国籍を持つ者も申請可能です。PDは日本国籍を持つ者、又は申請時以前から日本に永住を許可されている外国人は申請可能です。学位取得者で日本国籍又は永住権を持たない外国人は、外国人特別研究員事業(https://www.jsps.go.jp/j-fellow/index.html)に申請が可能な場合があります。

Q1-8 日本学術振興会は受入研究機関等を紹介するのか。
A1-8 紹介しません。申請書作成前に受入研究機関と受入研究者は申請者ご自身で探してください。申請者は受入研究者と受入研究機関の担当者と綿密に連絡をとってください。

Q1-9 PDと特別研究員-RPD若しくは海外特別研究員との併願は可能か。
A1-9 特別研究員RPD・海外特別研究員・海外特別研究員-RRAいずれも併願可能です。但し、重複採用は認められませんので、2つ以上内定があった場合は、採用を希望する事業を1つ選んでいただきます。それ以外は全て辞退してください。
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2.採用予定数について

Q2-1 昨年の採用率はどれくらいか。
A2-1 本会特別研究員ホームページ「採用状況」(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_saiyo.html)を確認してください。
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3.採用期間について

Q3-1 DC1又はDC2採用者について採用期間が残っていても、PDに再申請できるが、採用になった場合、残っていたDCの採用期間は、合算されるのか。
A3-1 合算されません。採用年度の4月1日から3年間がPDの採用期間です。 なお、PDに採用内定となった場合は、採用開始日の前日までに採用中のDCを辞退していただきます。

Q3-2 4月1日以外から採用開始することは可能か。
A3-2 不可能です。PD、DC2、DC1については、採用開始は4月1日のみです。

ただし、「遵守事項および諸手続の手引」に記載の条件を満たす場合のみ、採用の中断を認めており、採用開始と同時に中断とすることは可能です。「遵守事項および諸手続の手引」は、「https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html」に掲載しております。

※手引については、随時更新されますので、必ず最新版を確認してください。
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4.支給経費について

Q4-1 研究奨励金はどのように支払われるのか。
A4-1 毎月20日(休日や銀行又は本会休業日の場合は翌営業日)に、特別研究員本人名義の口座に振り込みます。
なお、毎年4月分に関しては5月分と併せて5月に支給しますので、4月には振込は行いません。
支給する際には、所得税を源泉徴収した額を振り込みますので、募集要項に記載の額が満額振り込まれる訳ではありません。また、住民税については原則として各自で納付をすることになります。
詳細については、「遵守事項および諸手続の手引」(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html)を参照してください。
※手引については、随時更新されますので、必ず最新版を確認してください。

Q4-2 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)はどのように応募するのか。
A4-2 特別研究員奨励費は科学研究費助成事業の一種であり、特別研究員に採用内定後、応募手続きについてご案内します。応募手続きは、受入研究機関を通じて行うこととなりますので、 当該研究機関の事務担当の方の指示に従ってください。

Q4-3 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)はどのように支払われるのか、 また、どのように使用するのか。
A4-3 特別研究員奨励費は受入研究機関において管理することとなっておりますので、特別研究員本人に直接支払われることはありません。特別研究員奨励費への応募後、各受入研究機関に対して交付内定金額等について通知(交付内定)されますので、受入研究機関からの指示に従い、交付申請手続きを行ってください。交付申請が受理され、交付決定が行われた後、受入研究機関名義の口座に特別研究員奨励費が振り込まれます。
また、使用にあたっての質問は、受入研究機関の科研費担当の方にお問い合わせください。科学研究費補助金の使用に関するルールを定めた「補助条件」及び各受入研究機関の会計ルールに従い、これを適正に使用する義務が課せられています。
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5.申請書の作成方法について

Q5-1 申請書を紙媒体で提出してもよいのか。
A5-1 申請書は、電子申請システムを通じてのみ受け付けます。申請者はあらかじめ申請機関を通じてID・パスワードを取得した上で、電子申請システムにより申請書を提出(送信)してください。評価書等の添付書類も全て電子申請システムで提出を行っていただきます。

Q5-2 申請書の所定の様式内では記入しきれない場合、ページの追加等は可能か。
A5-2 所定の様式にページを追加したり、新たに用紙を加えたりすることはできません。これらを行った場合は、不備の申請書とみなされ審査にあたり、不利益を生じることがあります。
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6.選考について

Q6-1 書面審査を行う「審査セット」とは、どのようなものですか。
A6-1 書面審査セット(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa-set.html)とは、書面審査を行うためのグループです。
審査は、申請者の審査区分に応じて行いますが、申請件数が少ない審査区分については、適切な相対評価ができるように、関連する審査区分を組み合わせてグループ化しています。
このように各審査区分(又は、審査区分をグループ化したもの)に、6人の専門委員を割り当てたものを「書面審査セット」と呼んでいます。セット毎の専門委員については、専門分野のバランス、各審査員の所属機関が異なるようにすることなど、公平性に配慮しています。
なお、審査セットは、毎年見直しを行っています。

Q6-2 選考の日程を知りたい。
A6-2 選考日程は、本会特別研究員ホームページ「選考日程」 (https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_nittei.html)に掲載します。

Q6-3 学会発表を予定しているが、面接日の変更は可能か。
A6-3 審査の都合上、面接日の変更はできません。面接審査を受けられない場合は、辞退の手続きをしてください。



    Q&A for Fellows under FY2021 Research Fellowships for Young Scientists


1. Eligibility


Q1-1 When applying for a JSPS PD fellowship, why will I only be eligible within a certain number of years after obtaining my PhD?
A1-1 The purpose of this fellowship program is to support young researches at the initial stage of their careers. Support is focused on young researchers just after they obtain their doctorates. Accordingly, an eligibility requirement is placed on the number of years after obtaining a PhD.

Q1-2 I have ever adopted as a JSPS Research Fellow for Young Scientists. Can I make an application again?
A1-2 A DC-Fellow alumni can apply for a PD fellowship, but is not able to apply for a DC fellowship again. In the same manner, A PD-Fellow alumni cannot apply for a PD fellowship again.

Q1-3 I was adopted as a DC-Fellow at first, but during the fellowship tenure, my program categories of the Fellowship had to be changed to PD-Fellow by obtaining doctoral degree. May I apply for a Research Fellowship as a PD-Fellow?
A1-3 It depends on your type of status of residence in Japan. If you were either a Japanese citizen or a foreigner with permanent residency in Japan, you would be eligible to apply for the Fellowship again. If not, you shouldn’t.
A person with a doctorate degree who have neither Japanese citizenship nor permanent residency might be able to apply for a JSPS Postdoctoral Fellowship for Foreign Researchers (https://www.jsps.go.jp/english/e-fellow/index.html).

Q1-4 I am currently not affiliated with any research institutions. Am I eligible to apply for a Research Fellowship?
A1-4 Yes. As for both PD and DC fellowships, it is necessary to satisfy the eligibility requirements stipulated in the Application Guidelines, as of April 1 when the fellowship tenure starts. So that you can make an application without regard to any affiliations at the time of application.
Regarding application procedure, PD and DC2 fellowship applicants are required to submit their application forms and files through their prospective host institutions (the institution at the same time to which the host researcher is affiliated), and as for DC1 applicants, they are required to submit them through the graduate school in Japan they are now attending or attended as master course students. However, as for DC1 applicants who are currently being enrolled or were enrolled in overseas graduate school, it is through the prospective host institution in Japan that they should submit applications.

Q1-5 I got a job after graduating from a master’s course and am not currently affiliated with any universities. May I apply for a DC1 fellowship?
A1-5 Yes. It is necessary to satisfy, as of April 1 when the fellowship tenure starts, the eligibility requirements stipulated in the Application Guidelines. So that you can make an application without regard to any affiliation at the time of application.
Regarding the application procedure, you should apply through the graduate school where you made your master’s study. Concerning the application form, the column entitled “Current Academic Supervisor” (現在の研究指導者), fill in your current host researcher’s name in case you are currently engaging in research profession or your previous academic supervisor’s name during your master’s course in case that you are not engaging in research at present. The evaluation document file called “評価書” in Japanese is supposed to be made up by the “Current Academic Supervisor” mentioned above.

By the way, during your tenure under a JSPS Research Fellowship for Young Scientists you are not allowed to have another status. So, you are required to resign your present job at least one day before your fellowship tenure commences.

Q1-6 If the enrollment date at my graduate school is other than April (for example, October), how can I apply for either a DC1 or a DC2 fellowship?
A1-6 For DC1 and DC2 fellowships, eligibility is determined by the cumulative number of attendance months as of April 1, when the fellowship tenure (Fiscal Year) starts. Periods for leave of absence are not to be counted as months of attendance. However, if the total number of leave months is fewer than six, they are to be counted as months of attendance.

Months of eligibility are as follows.
3-year course 4-year course 5-year course  
Less than 12 months From 12 months
up to 24 months
From 24 months
up to 36 months
DC1 applicants
From 12 months
up to 36 months
From 24 months
up to 48 months
From 36 months
up to 60 months
DC2 applicants
For example, a person who was enrolled in October (and had not taken any leave of absence) may be able to apply for a DC1 fellowship as he/she has attended graduate school for 6 months in total, as of April 1 when the fellowship tenure starts.

However, there are some universities that begin to count the attendance period only from April, regardless of the date of enrollment. So, please make sure to confirm the total months of your school attendance with the administrative staff at your university.

Q1-7 May people of other nationalities apply for a fellowship?
A1-7 There is no nationality requirement for DC applications. For PD applications, however, the person must either be a Japanese citizen or be a foreigner with permanent residency status in Japan. People with a doctorate degree who have neither Japanese citizenship nor permanent residency may be able to apply for a JSPS Postdoctoral Fellowship for Foreign Researchers (https://www.jsps.go.jp/english/e-fellow/index.html).

Q1-8 Does JSPS introduce applicants to any host institutions?
A1-8 No, it doesn’t. Applicants must find their own host research institution and host researcher by yourself before applying. They are to establish close contact in advance with their host researcher and institution.

Q1-9 May I apply to more than one fellowships; PD, RPD, and Overseas Research Fellowship, at the same time?
A1-9 Yes, you may submit multipul applications. If you receive preliminary notices of more than one fellowship appointments, you will have to choose only one fellowship.


2. Screening Prospects


Q2-1 What was last year’s selection ratio?
A2-1 Please refer to JSPS’s (Japanese) webpage (https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_saiyo.html).


3. Fellowship Tenure


Q3-1 If I reapply for a PD fellowship during my tenure as a DC1 or DC2 fellowship, can the number of days remaining on my DC fellowship be added on to my PD tenure?
A3-1 No, it can’t be. The total tenure is 3 years from April 1 when the fellowship starts. If the person receives a provisional notice of PD appointment, he/she must resign the DC fellowship at least one day before the PD tenure starts.

Q3-2 Is it possible to start one’s fellowship after April 1?
A3-2 As for PD, DC2 and DC1, fellowships must start all on April 1.

However, if the reasons of the suspensions will satisfy the Compliance Rules and Procedure Guidance “遵守事項および諸手続の手引” (in Japanese only), the fellows may suspend their tenure simultaneously even when their fellowship starts.
For the details, please refer to the latest Compliance Rules and Procedure Guidance on JSPS’s website (https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html), as they are revised at least once a year.


4. Stipends


Q4-1 How are Fellow’s Stipends paid?
A4-1 They are supposed to be deposited into each fellow’s registered bank account on the 20th of every month. (In the case of national holiday, bank holiday or JSPS office’s closure, the deposit is made on the next business day.)
Please note that every year your stipends for April and May are supposed to be paid together in May.
National income tax will be withheld from the amount originally supplied. Accordingly, the amount paid would differ from the full amount stated in the Application Guidelines. In addition, as a rule, fellows need to pay their own local taxes to the local government agency. For details, please view the Compliance Rules and Procedure Guidance “遵守事項及び諸手続の手引き” (in Japanese only) on JSPS’s website (https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html). As they are revised annually, please refer to the latest version.

Q4-2 How do I apply for a “Grants-in-Aid for JSPS Fellows” under the Grants-in-Aid for Scientific Research Program?
A4-2 After a Notice of Provisional Appointment of Fellowship is issued, each candidate fellow would receive a Guide on the Application Procedure. As the application process is to be carried out through your host institution, you should follow the instruction from its administrative office.

Q4-3 How do I receive and use the “Grants-in-Aid for JSPS Fellows”?
A4-3 The grant is managed by the host institution. It is not paid directly to the Fellow himself/herself. Following the submissions of applications for Grant-in-Aid for JSPS Fellows, the amount of the grant is notified unofficially to each host institution(交付内定).
Please follow the application procedure for the grant, in accordance with an instruction from the host institution. After the application for the grant was accepted and the decision has been made, the amount will be transferred to the account of the host institution.
Concerning the use of the grant, please contact the person in charge of your host institution. Fellows are required to comply with the rules regarding the use of the Grant-in-Aid for Scientific Research which stipulated the “Supplementary Conditions”, such as accounting rules of each host institution and obligation to proper use.


5. Application Forms


Q5-1 May I submit application forms for the Fellowship only by papers?
A5-1 No. Applications forms and files should only be submitted via JSPS’s Electronic Application System. When applying, an applicant is required to acquire a system ID and password from his/her applying institution. Then, the application form should be submitted via the online applying system. An evaluation document file [評価書] and other attached files should also be submitted via the online system.

Q5-2 As for application forms, can I add some pages to them, if the information I wish to fill in overflows the space allotted for?
A5-2 No, additional pages or new sheets may not be added to the forms. If they are added, the application will be regarded as erroneous in terms of screening.


6. Screening Process


Q6-1 What are so-called “Screening Sets” like used for document reviews?
A6-1 When applying, an applicant is required to choose a “Document-Screening Set” that fits what he/she wants to be screened. A Document-Screening Set is a kind of combined category which consists of each smallest research subject group, assigned to six members of reviewers for application documents. As for the Document-Screening Set, refer to the Webpage (in Japanese only) https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa-set.html.
The six members of each screening set are selected from different institutions and this would make it possible to review fairly and unbiasedly each subject research field.

Q6-2 Where can I find the selections schedule?
A6-2 The selection schedule is posted on JSPS’s (Japanese) webpage. Visit https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_nittei.html

Q6-3 I have a conference presentation coming up. May I change the date of my interview?
A6-3 No. If you cannot attend the interview designated by JSPS, please withdraw your application.