特別研究員

申請手続

   令和5年度(2023年度)採用分特別研究員に関するQ&A


1.申請資格について


Q1-1 PDの申請資格になぜ、博士の学位取得後期間の上限を設けるのか。
A1-1 特別研究員制度は、研究活動の初期段階の若手研究者を支援することを趣旨としていることから、学位取得直後の優れた若手研究者への支援に重点化するため、博士の学位取得後期間の上限を設けることとしました。

Q1-2 特別研究員採用経験者は申請することができるか。
A1-2 DCに採用されたことのある者が再度DCに申請することはできません。PDに採用されたことのある者が再度PDに申請することはできません。(内定辞退者は採用者ではありませんので、再度申請可能です。)
なお、DCに採用されたことのある者がPDに申請することは可能です。

Q1-3 DCとして申請した後、学位の取得に伴いPDへ資格変更した者は、PDとして申請が可能か。
A1-3 DCとして申請した後、学位の取得に伴いPDへ資格変更した者は、PDに申請することは可能です。ただし、PDへの申請にあたっては、研究機関移動及び国籍要件を満たす必要があります。

Q1-4 現在、どこの研究機関にも所属していないが、申請は可能か。
A1-4 可能です。PD及びDCのいずれも、採用年度の4月1日現在で募集要項に記載の要件を満たすことが必要であり、申請時での所属の有無は問いません。

申請手続きについては、PD及びDC2の場合は受入研究機関(受入研究者の本務先)、DC1の場合は申請時に在学する大学院又は修士課程で在学していた大学院を通じて行ってください。 ただし、DC1に申請する者で、海外の大学院に在学中もしくは出身の大学院が海外の場合は受入研究機関から申請を行ってください。

Q1-5 修士課程修了後就職し、現在いずれの大学院にも在学していないが、DC1に申請することは可能か。
A1-5 可能です。採用年度の4月1日現在で募集要項に記載の要件を満たすことが必要であり、申請時での所属・在学の有無は問いません。

申請手続きについては、修士課程で在学していた大学院を通じて行ってください。また、申請書内の「現在の研究指導者」欄については、申請者の現職が研究職の場合には現在の受入研究者を入力し、申請者の現職が研究職ではない場合には直近の研究指導者を入力してください。評価書については、「現在の研究指導者」欄に記載した方に作成していただくことになります。

ただし、特別研究員の採用中は、特別研究員以外の身分を持つことが出来ませんので、採用開始日の前日までに現職を辞職してください。(申請時点で辞職する必要はありません。)

Q1-6 4月以外に入学した者(10月入学者等)は、DCに申請することは可能か。また、DC1とDC2のいずれに申請すればよいか。
A1-6 在学月数の要件を満たすのであれば、申請は可能です。
また、DC1とDC2どちらに申請すべきかについては、採用年度の4月1日時点における博士課程累計在学月数で判断します。休学期間は在学月数に含みません。ただし、休学期間の合計が6ヶ月未満の場合には在学月数に加算し、申請資格の確認をします。
3年制 4年制 5年一貫制  
12ヶ月未満 12ヶ月以上24ヶ月未満 24ヶ月以上36ヶ月未満 DC1申請
12ヶ月以上36ヶ月未満 24ヶ月以上48ヶ月未満 36ヶ月以上60ヶ月未満 DC2申請

例えば、採用前年度の10月入学予定者の場合(休学が無い場合)、採用年度の4月1日では、累計在学月数は、6ヶ月なので、「DC1」に申請します。
なお、学則によっては入学年月にかかわらず4月になると年次が一つ上がるという大学もありますので、申請機会の公平の観点から、年次ではなく、累計在学月数により判断することとしています。
学則によって、大学の在学月数の換算が異なりますので、申請する機関の事務にご確認ください。

Q1-7 外国籍を持つ者でも申請可能か。
A1-7 DCは、採用時に我が国の大学院博士課程に在学している者であれば、外国籍を持つ者も申請可能です。PDは日本国籍を持つ者、又は申請時以前から日本に永住を許可されている外国人は申請可能です。学位取得者で日本国籍又は永住権を持たない外国人は、外国人特別研究員事業(https://www.jsps.go.jp/j-fellow/index.html)に申請が可能な場合があります。

Q1-8 日本学術振興会は受入研究機関等を紹介するのか。
A1-8 紹介しません。申請書作成前に受入研究機関と受入研究者は申請者ご自身で探してください。申請者は受入研究者と受入研究機関の担当者と綿密に連絡をとってください。

Q1-9 PDと特別研究員-RPD若しくは海外特別研究員との併願は可能か。
A1-9 特別研究員RPD・海外特別研究員・海外特別研究員-RRAいずれも併願可能です。ただし、重複採用は認められませんので、2つ以上内定があった場合は、採用を希望する事業を1つ選んでいただきます。それ以外は全て辞退してください。
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2.採用予定数について

Q2-1 昨年の採用率はどれくらいか。
A2-1 本会特別研究員ホームページ「採用状況」(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_saiyo.html)を確認してください。
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3.採用期間について

Q3-1 DC1又はDC2採用者について採用期間が残っていても、PDに再申請できるが、採用になった場合、残っていたDCの採用期間は、合算されるのか。
A3-1 合算されません。採用年度の4月1日から3年間がPDの採用期間です。 なお、PDに採用内定となった場合は、採用開始日の前日までに採用中のDCを辞退していただきます。

Q3-2 4月1日以外から採用開始することは可能か。
A3-2 できません。PD、DC2、DC1については、採用開始は4月1日のみです。
なお、令和3年(2021年度)度採用分及び令和4年度(2022年度)採用分については、新型コロナウイルス感染症の影響に伴う資格要件に係る特例取扱いの適用を受けた場合、4月1日以外の採用開始となることもありました。令和5年度(2023年度)採用分については、当該特例取扱いを実施するかは未定です。実施する場合は、本会ホームページで通知します。

ただし、「遵守事項および諸手続の手引」に記載の条件を満たす場合のみ、採用の中断を認めており、採用開始と同時に中断とすることは可能です。「遵守事項および諸手続の手引」は、「https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html」に掲載しております。

※手引については、随時更新されますので、必ず最新版を確認してください。
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4.支給経費について

Q4-1 研究奨励金はどのように支払われるのか。
A4-1 毎月20日(休日や銀行又は本会休業日の場合は翌営業日)に、特別研究員本人名義の口座に振り込みます。
なお、毎年4月分に関しては5月分と併せて5月に支給しますので、4月には振込は行いません。
支給する際には、所得税を源泉徴収した額を振り込みますので、募集要項に記載の額が満額振り込まれる訳ではありません。また、住民税については原則として各自で納付をすることになります。
詳細については、「遵守事項および諸手続の手引」(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html)を参照してください。
※手引については、随時更新されますので、必ず最新版を確認してください。

Q4-2 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)はどのように応募するのか。
A4-2 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)の応募手続きについては、特別研究員の採用内定後、本会から受入研究機関へ連絡するとともにHPに募集要領を掲載しますので、必ず確認してください。なお、応募手続きは、受入研究機関を通じて行うこととなりますので、当該研究機関の事務担当者の指示に従ってください。

Q4-3 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)はどのように支払われるのか、 また、どのように使用するのか。
A4-3 特別研究員奨励費は、科学研究費助成事業の他の種目と同様、特別研究員の受入研究機関において管理されることとなっておりますので、特別研究員本人に直接支払われることはありません。特別研究員奨励費への応募後、各受入研究機関に対して交付内定金額等について通知(交付内定)がありますので、受入研究機関の事務担当者の指示に従い、交付申請手続きを行ってください。交付申請が受理され、交付決定が行われた後、受入研究機関名義の口座に特別研究員奨励費を送金します。
特別研究員奨励費の使用にあたっての質問は、受入研究機関の科研費担当の方に問い合わせてください。また、科学研究費補助金の使用に関するルールを定めた「補助条件」及び各受入研究機関の会計ルールに従い、これを適正に使用する義務が課せられていますので、これらの内容についても必ず確認してください。
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5.申請書の作成方法について

Q5-1 申請書を紙媒体で提出してもよいのか。
A5-1 申請書は、電子申請システムを通じてのみ受け付けます。申請者はあらかじめ申請機関を通じてID・パスワードを取得した上で、電子申請システムにより申請書を提出(送信)してください。評価書等の添付書類も全て電子申請システムで提出を行っていただきます。

Q5-2 申請書の所定の様式内では記入しきれない場合、ページの追加等は可能か。
A5-2 所定の様式にページを追加したり、新たに用紙を加えたりすることはできません。これらを行った場合は、不備の申請書とみなされ審査にあたり、不利益を生じることがあります。
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6.選考について

Q6-1 書面審査を行う「書面審査セット」とは、どのようなものか。
A6-1 書面審査セット(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa-set.html)とは、書面審査を行うためのグループです。
審査は、申請者の審査区分に応じて行いますが、申請件数が少ない審査区分については、適切な相対評価ができるように、関連する審査区分を組み合わせてグループ化しています。
このように各審査区分(又は、審査区分をグループ化したもの)に、6人の専門委員を割り当てたものを「書面審査セット」といいます。セット毎の専門委員については、専門分野のバランス、各審査員の所属機関が異なるようにするなど、公平性に配慮しています。
なお、審査セットは、毎年見直しを行っています。

Q6-2 選考の日程を知りたい。
A6-2 選考日程は、本会特別研究員ホームページ「選考日程」(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_nittei.html)に掲載しています。




    Q&A for application for FY2023 JSPS Research Fellowships for Young Scientists (PD, DC)


1. Eligibility


Q1-1 Why am I only eligible for a PD fellowship within a certain number of years after obtaining my PhD?
A1-1 The purpose of this fellowship program is to support young researchers at an initial stage of their careers. This program focuses on supporting young researchers just after they obtain their doctorates. Accordingly, we set a time limit on the eligible period after obtaining a PhD.

Q1-2 I was selected as a JSPS Research Fellow in the past. Can I apply for this fellowship again?
A1-2 It depends on the fellowship category that you will apply for. A former DC fellow can apply for a PD fellowship, but cannot apply for a DC fellowship again. In the same manner, a former PD fellow cannot apply for a PD fellowship again.

Q1-3 I was selected as a DC fellow after which my fellowship category changed from DC to PD as I have obtained a PhD. May I apply for a PD fellowship in this case?
A1-3 Yes, however, applicants need to meet both the nationality and selecting host institution’s requirements for the PD fellowship.

Q1-4 I do not currently belong to any research institution. May I apply for the Fellowship?
A1-4 Yes. For both the PD and DC fellowships, applicants are not required to be affiliated with an institution at the time of application. The only thing needed is to meet the eligibility requirements stipulated in the fellowship application guidelines on April 1 of the first fiscal year of the fellowship.

The institution to which applicants apply varies by their current status:
  • PD and DC2:
    Host institution (the institution to which your prospective host researcher belongs)
  • DC1:
    1. Master’s students in Japan
      The university in which you are enrolled in at the time of application
    2. Master’s graduates in Japan
      The university from which you graduated
    3. Master’s students/graduates of a university outside Japan
      Host research institution (the university in which you will be enrolled)
Q1-5 I’ve been employed by a company since graduating from a master’s course and am not currently affiliated with any university. May I apply for a DC1 fellowship?
A1-5 Yes. Applicants are not required to be enrolled in a university at the time of application. The only thing needed is to meet the eligibility requirements stipulated in our application guidelines on April 1 of the first fiscal year of the fellowship.

Your application should be submitted by the university from which you graduated.

When filling in your [current academic supervisor (現在の研究指導者)] in the application form, please follow the below instructions, which are based on your current status.

1) If you are currently working in a research-related job……
→Fill in the name of your workplace supervisor.

2) If you are NOT working in a research-related job……
→Fill in the name of your latest academic supervisor.

The evaluation statement for your DC application must be written by the above-named person.

You will need to resign your current job before your fellowship starts as JSPS Research Fellows are not allowed to hold other positions during their tenure. However, you do not need to resign you job at the time of application.

Q1-6 I did not enter the doctoral course in April (for example: entered in October). Can I apply for either the DC1 or DC2 fellowship? If I can, which category should I apply for?
A1-6 Yes, but only if you meet the DC eligibility requirements. Eligibility for both DC1 and DC2 is based on the aggregate period of your enrollment in the doctoral course on April 1 of the first fiscal year of the fellowship.
Leave periods are not counted as enrollment in DC eligibility. As an exception, leaves of less than six months are counted.

●DC eligibility chart based on months of enrollment
  3-year doctoral course 4-year doctoral course 5-year doctoral course
DC1 Less than 12 From 12 to less than 24 From 24 to less than 36
DC2 From 12 to less than 36 From 24 to less than 48 From 36 to less than 60

●Example
A student who was admitted into a 3-year doctoral course in October of the previous year (with no leave) may apply for DC1, as his/her total enrollment period will be six months as of April 1 of the first fiscal year of the fellowship.

As the treatment of students’ grade levels may differ by university, we adopt an aggregate enrollment period for DC eligibility, not based on the student’s grade level.

Please inquire at the academic affairs section of your university if you have questions about the period of your enrollment. The way of calculating periods of enrollment and/or leave may differ by university.

Q1-7 I am neither a citizen nor permanent resident of Japan, can I apply for this fellowship?
A1-7 Yes, you can for a DC fellowship, but not for a PD and RPD fellowship. There is no nationality requirement for DC applicants. PD applicants must be either a citizen or permanent resident of Japan at the time of application. Non-Japanese PhD holders may apply for JSPS International Fellowships for Research in Japan. See the following URL for details.
https://www.jsps.go.jp/english/e-fellow/index.html

Q1-8 Does JSPS introduce applicants to host institutions?
A1-8 We are sorry but JSPS is not in a position to introduce prospective host institutions to applicants. They must find their own host research institution and host researcher by themselves before applying. It is highly recommended to establish close contact with a prospective host researcher and institution in advance.

Q1-9 May I apply for more than one fellowship category (PD, RPD, Overseas Research Fellowships) at the same time?
A1-9 Yes, however, you cannot be selected as a fellow in multiple fellowship categories. If you receive more than one preliminary selection notice, you will have to choose one of the fellowships and decline the others.


2. Screening Prospects


Q2-1 What was last year’s selection ratio?
A2-1 Please refer to the following URL.
https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_saiyo.html


3. Fellowship Tenure


Q3-1 If I am selected as a PD fellow while my DC fellowship tenure remains, will the remaining tenure be combined with my new PD fellowship tenure?
A3-1 No, it will not. You will have to cancel your DC fellowship before your PD fellowship starts. The total tenure of a PD fellowship is 3 years from April 1 of the first fiscal year of the fellowship.

Q3-2 Can I start my fellowship from a date other than April 1?
A3-2 No. For PD, DC2 and DC1, you must start your fellowship from April 1. However, you may suspend your fellowship from the starting date but only if you meet the suspension requirements stipulated in the JSPS Research Fellowships for Young Scientist’s compliance rules and procedural guidelines (“Guidelines”).

・JSPS Research Fellowships for Young Scientist’s compliance rules and procedural guidelines (“Guidelines”) (遵守事項および諸手続の手引) [Japanese]
https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html.

The contents of these Guidelines may be updated without advance notice. Be sure to check the latest version on the JSPS website.

We have put into effect a special measure to cope with the coronavirus pandemic, in which preliminarily selectees may delay their starting date in FY 2021 and FY 2022. The handling of FY2023 fellows is to be determined. We will inform you via our website if we enact such measures again.


4. Financial Support


Q4-1 How are Fellow’s Grants (Monthly Stipends) paid?
A4-1 Grants (Monthly Stipends) are deposited into each fellow’s registered bank account on the 20th of every month. When the 20th falls on a Japanese national holiday, bank holiday, or JSPS’s non-business day, your stipend will be deposited on the next business day.
Please note that your April and May stipends are deposited together in May every year.
The actual amount deposited in your bank account will differ from the amount stated in the application guidelines as income tax is withheld. Note that fellows need to pay their municipal taxes by themselves. See the following URL for details.

・JSPS Research Fellowships for Young Scientist’s compliance rules and procedural guidelines (“Guidelines”) (遵守事項および諸手続の手引) [Japanese]
https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html.

The contents of these Guidelines may be updated without advance notice. Be sure to check the latest version on the JSPS website.

Q4-2 How should I apply for the Grant-in-Aid for JSPS Research Fellows (KAKENHI)?
A4-2 Follow your host institution’s instructions as we will notify it of the application procedure details. The notification will be sent to the institution after JSPS issues a provisional selection result. We also post the application guidelines on our website. Application for the KAKENHI grant is submitted through your host institution.

Q4-3 How do I receive and use the Grant-in-Aid for JSPS Research Fellows (KAKENHI)?
A4-3 This KAKENHI grant is managed by the fellow’s host institution.
Therefore, it is transferred into host institution’s bank account, not paid directly to the fellow. Your host institution will instruct you on the procedures to follow after it receives your notice of provisional grant decision.

Please ask the section in charge of the KAKENHI program at your host institution if you are unsure how to use the grant. Also check the “Supplementary Conditions of KAKENHI” and your host institution’s accounting rules. Fellows are obliged to use the grant properly in accordance with these rules.


5. Application Forms


Q5-1 May I submit paper forms as my application document?
A5-1 No. Application forms must be submitted via JSPS’s Electronic Application System. You must first acquire ID and password for the system from your applying institution. Then, compile and submit all application documents including evaluation statements via the application system.

Q5-2 Can I add extra pages to the application form if I cannot fit everything in it?
A5-2 No, it is not permitted to add pages or new sheets to the application form. Doing so will be regarded as the defect in your application and may disadvantage you in the screening process.


6. Screening Process


Q6-1 What is the “Screening set” used in document reviews?
A6-1 A “Screening set” is a unit used to group applicants in the document review process. In each Screening set, applicants in related fields are combined so as to conduct their reviews in an effective, comprehensive manner. Six examiners are assigned to each Screening set. They are carefully selected considering impartiality based on a balance between their areas of research expertise and affiliated institutions. Be sure to check the Review Section Table before preparing your application.

We review and modify Screening sets every year.

Q6-2 Where can I find the details regarding the selection schedule?
A6-2 Please visit the following URL for more details.
https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_nittei.html