採用後についてのＱ＆Ａ

＜論博研究者の受入について＞

1. 受入を計画しています。まず何をすればいいですか？
2. 対応機関に「Visit Plan」を出したのに、学術振興会から連絡がありません。
3. 受入に係る必要書類はいつ提出するのですか？
4. 滞在費を受け取れる論博研究者の口座がありません。
5. メールまたはファックスで書類を提出することができますか？
6. 航空券の手配はいつ誰がするのですか？
7. 宿舎の手配はいつ誰がするのですか？
8. 滞在費はいつ支払われますか？
9. 「Visit Plan」に記載された日程を変更したいのですが？
10. 承認された受入日数以内で、複数回の来日は可能ですか？
11. 来日する代わりに派遣の回数を増やしたり、派遣の代わりに受入の回数を増やしたりすることはできますか？
12. 次年度にまたがる日程での来日はできますか？
13. 来日中に一時帰国することはできますか？
14. 今年度が最終年度です。２度目の来日手続きはどうすればよいですか？
15. 論博研究者が受入の前後に第３国での学会に参加する等の活動を行うこと、論博事業で認められた受入期間を超えて自費で滞在することは可能ですか？
16. 来日後の手続きや提出物はどのようなものがありますか？
17. 論博研究者の身分を証明するような書類を発行してもらえますか？
18. 保険の申告をしましたが、証書が送られてきません。
19. 指導研究費で論博研究者が本国で購入した消耗品代を支給してもらうことはできますか？
20. 来日期間中に使った消耗品代を論博研究者の帰国後にまとめて支払いました。指導研究費として請求できますか？
21. 指導研究費は、月ごとに請求するのですか？
    
    

    ＜学位取得について＞

    
    
22. 学位を取得しました。何か届け出は必要ですか？
    
    

    ＜日本側指導研究者・協力者の派遣について＞

    
    
23. 派遣に係る手続きはいつ頃何を行えばよいですか？
24. 派遣に係る費用はいつ振り込まれますか？
25. 渡航先の空港で出国税等が発生する場合、後日請求が可能ですか？
26. 渡航に際し、予防接種を受けたいのですが、費用は負担してもらえますか？
27. 指導協力費はどのように請求すればよいですか？
28. 指導協力費ではどのような支出ができますか？

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論博研究者の受入について

1. 受入を計画しています。まず何をすればいいですか？

来日３ヶ月前までに論博研究者から現地対応機関^*に「Visit Plan」（様式１－参考）を提出してください。対応機関から学術振興会に受入依頼書及び「Visit Plan」が送られてきた後、本会は日本側研究指導者宛にコピーを送付し、併せて必要書類の提出をお願いします。
*申請時に対応機関の推薦を受けなかった論博研究者については、直接本会とやりとりを行います。

2. 対応機関に「Visit Plan」を出したのに、学術振興会から連絡がありません。

対応機関での事務処理等にかなり時間がかかる場合があります。来日１ヶ月前になっても連絡がない場合には、学術振興会の担当者にお問い合わせください。

3. 受入に係る必要書類はいつ提出するのですか？

対応機関から学術振興会に「Visit Plan」が送付された後、担当者より日本側研究指導者宛にコピーをお送りし、併せて必要書類の提出をお願いします。ご提出いただく書類は、
様式１　　「論博研究者の日本滞在中の研究計画」
様式２３　「銀行口座届」
の２点です。この他、論博研究者の国によっては以下のように追加の書類が必要です。
　　中国
　　　　日本滞在中の宿泊先（様式任意：名称・郵便番号・住所・電話番号）
　　バングラデシュ・ベトナム・モンゴル
　　　　日本滞在中の宿泊先（様式任意：名称・郵便番号・住所・電話番号）
　　　　日本側研究指導者の所属機関（部局でも可）の和文パンフレット
　　宿泊先がすぐに決まらない場合には、学術振興会の担当者にご連絡ください。
　　申請時に対応機関の推薦を受けなかった論博研究者は、個別に本会にご相談ください。

4.滞在費を受け取れる論博研究者の口座がありません。

短期滞在の外国人研究者が口座を開設するのが難しい場合があります。日本側研究指導者の口座に振り込みますので、後日論博研究者にお渡しください。

5. メールまたはファックスで書類を提出することができますか？

押印欄がある書類についてはできません。必ず署名または押印のある原本をご郵送ください。お急ぎの場合にはご郵送前にファックス又はメールでお送りいただければ、早めに対応します。

6.航空券の手配はいつ誰がするのですか？

様式１を受領したあと、学術振興会が旅行会社に航空券の手配を依頼します。予約後日本側研究指導者及び論博研究者に旅行会社からフライトスケジュールの連絡があります。（中国・韓国からの論博研究者については、当該国の対応機関が航空券の費用を負担するため、本会は航空券の手配を致しません。）

7.宿舎の手配はいつ誰がするのですか？

論博研究者の来日日程が決まり次第、日本側研究者がご用意ください。宿舎の費用は論博研究者に支給する宿舎手当でお支払いください。前もって費用の支払いが必要になる場合はお手数ですが立て替えていただくようお願いします。

8. 滞在費はいつ支払われますか？

通常来日の１週間ほど前に指定の口座に振り込まれます。金額・振込日等は、来日１ヶ月前頃にご案内します。書類の提出が遅れたり、日程の変更が生じたりした場合には振込が来日後になる可能性があります。

9. 「Visit Plan」に記載された日程を変更したいのですが？

　基本的に日程の変更はできません。都合により日程を変更したい場合には、お早めに担当者にご相談ください。

10. 承認された受入日数以内で、複数回の来日は可能ですか？

できません。一会計年度につき一回のみ来日できます。

11. 来日する代わりに派遣の回数を増やしたり、派遣の代わりに受入の回数を増やしたりすることはできますか？

できません。派遣、受入ともに一会計年度につき一回のみ可能です。

12. 次年度にまたがる日程での来日はできますか？

できません。年度内に離日可能な日程でご計画ください。

13. 来日中に一時帰国することはできますか？

原則としてできません。疾病等予期しない緊急事態により帰国しなければならなくなった場合には、ご相談ください。

14. 今年度が最終年度です。２度目の来日手続きはどうすればよいですか？

通常の来日と同様にまず論博研究者から対応機関に「Visit Plan」（様式１－参考）を提出してください。

15. 論博研究者が受入の前後に第３国での学会に参加する等の活動を行うこと、論博事業で認められた受入期間を超えて自費で滞在することは可能ですか？

付加用務として可能です。ただし、付加用務が本用務（本会で承認した日本滞在期間中の用務）と密接な関係にあり、論文作成のために有益であると認められ、かつ付加用務期間が本用務の日数を超えない場合に限ります。また付加用務期間の費用を本会は一切負担しません。本用務に係る往復最短経路の航空運賃を限度に往路または復路の航空券は通常どおり支給できる場合があります。論博事業と関係のない用務または明らかに他の経費負担により行われるべき用務の場合、航空運賃を含むその他の経費は負担しません。

日本滞在期間が９０日以上になる場合には居住地の市町村に外国人登録をする必要が生じることにご留意ください。また、在留期間にもご注意ください。

16. 来日後の手続きや提出物はどのようなものがありますか？

論博研究者の来日後、「来日届」（様式２：滞在費振込先が論博研究者名義の口座の場合）または「Receipt」（様式３：滞在費振込先が日本側研究指導者・協力者名義の口座の場合）を１週間以内にご提出ください。

論博研究者は、保険の申告書を保険会社に提出してください。

来日中に購入した消耗品等の費用を研究指導費としてご請求いただけます。論博研究者の帰国後２週間以内に「研究指導費精算払請求書」（様式５）をご提出ください。ただし帰国が２月～３月の場合には請求のご予定の有無を当該年度の２月末までに担当者にお知らせください。

離日後１ヶ月以内に論博研究者から学術振興会、日本側研究指導者、当該国対応機関、当該国側研究指導者の４カ所に「Progress Report」（様式４）を提出するようご指導ください。本会へはメールでご提出いただいても結構です。

17. 論博研究者の身分を証明するような書類を発行してもらえますか？

本会と論博研究者との間に雇用関係はないため、身分証明書を発行することはできません。宿舎の予約等で論博事業の支援を受けている旨の証明書が必要な場合には、本会から論博研究者本国の対応機関に宛てた当該論博研究者の受入承認通知のコピーをご使用ください。

18. 保険の申告をしましたが、証書が送られてきません。

申告をしてから証書が送付されるまでには時間がかかります。また、短期滞在（３１日以内）の際には、証書が発行されない場合があります。保険に関しては手引記載の保険会社にお問い合わせ下さい。

19. 指導研究費で論博研究者が本国で購入した消耗品代を支給してもらうことはできますか？

できません。

20. 来日期間中に使った消耗品代を論博研究者の帰国後にまとめて支払いました。研究指導費として請求できますか？

来日期間中に購入されたことがわかるような証拠書類（納品書等）を「研究指導費精算払請求書」（様式５）と合わせてご提出ください。

21. 指導研究費は、月ごとに請求するのですか？

滞在期間に応じた限度額内であればまとめてご請求いただけます。

学位取得について

22. 学位を取得しました。何か届け出は必要ですか？

「Abstract of Dissertation」（様式２０）、日本滞在中の写真をメールにて論博研究者もしくは日本側指導者よりご提出ください。また、学位取得を証明する書類（学位取得証明書もしくは学位記の写し）をご郵送ください。既に支援期間が過ぎている場合でも、学位を取得したら必ず本会にお知らせくださいますようお願いします。

日本側指導研究者・協力者の派遣について

23. 派遣に係る手続きはいつ頃何を行えばよいですか？

派遣日程が決定後、出発日の２ヶ月前までに「Visit Plan」（様式１０）及び「銀行口座届」（様式２３）を本会にご提出ください。提出後、派遣研究者ご自身にて航空券の手配を行ってください。本会は「Visit Plan」受領後、派遣研究者に「外国出張計画書」（様式１１）、「別紙　旅程表」（様式１２）、旅行代理店発行の見積書、フライトスケジュールの提出をお願いします。

24. 派遣に係る費用はいつ振り込まれますか？

派遣の１週間ほど前にお届けの口座に振り込みます。

25. 渡航先の空港で出国税等が発生する場合、後日請求が可能ですか？

可能です。帰国後「出発・帰国届及び旅費精算書」（様式１３）と合わせてレシートをご提出ください。

26. 渡航に際し、予防接種を受けたいのですが、費用は負担してもらえますか？

指導協力費としてご請求いただけます。病院の領収書を本会にご提出ください。また、合わせて予防接種の種類をお知らせください。（様式任意）

27. 指導協力費はどのように請求すればよいですか？

様式１４「指導協力費精算払請求書」、様式１５「指導協力費支出簿」、様式１６「指導協力費領収書貼付用紙」に必要事項を記入し、様式１６に領収書を貼付してご提出ください。

28. 指導協力費ではどのような支出ができますか？

例えば、以下の支出が可能です。その他については、適宜ご相談ください。

• 海外旅行保険
  代理店の契約領収書をご提出ください。
• 海外携帯電話借用
  領収書と証拠書類（使用期間、金額が明記されたもの）をご提出ください。
• 派遣先国内での移動費（車両の借り上げを含む）
  金額と日付の明記された領収書（可能であれば英語で、また、移動区間の記載があるもの）をご提出ください。領収書に移動区間の記載がない場合には、別途お知らせください。