特別研究員

申請手続き

  平成30年度採用分特別研究員に関するQ&A


1.申請資格について


Q1-1 PDの申請資格になぜ、博士の学位取得後期間の上限を設けるのか。
A1-1 特別研究員制度は、研究生活の初期段階の若手研究者を支援することを趣旨としていることから、学位取得直後の優れた若手研究者への支援に重点化するため、博士の学位取得後期間の上限を設けることとしました。

Q1-2 特別研究員採用経験者は申請することができるか。
A1-2 DC採用されたことのある者が再度DCに申請することはできません。PD採用されたことのある者が再度PDに申請することはできません。(内定辞退者は採用者ではありませんので、再度申請可能です。)
ただし、DC採用されたことのある者がPDに申請することは可能です。

Q1-3 DCとして申請した後、採用時及び採用後、学位の取得に伴いPDへ資格変更した者は、PDとして申請が可能か。
A1-3 DCとして申請した後、採用時及び学位の取得に伴いPDへ資格変更した者は、PDに再申請することは可能です。ただし、PDへの再申請にあたっては、研究機関移動および国籍要件を満たす必要があります。

Q1-4 現在、どこの研究機関にも所属していないが、申請は可能か。
A1-4 可能です。PD及びDCいずれも、採用年度の4月1日現在で募集要項に記載の要件を満たすことが必要であり、申請時での所属の有無は問いません。

申請手続きについては、PD及びDC2の場合は受入研究機関(受入研究者が在籍する機関)、DC1の場合は申請時に在学する大学院又は修士課程で在学していた大学院を通じて行ってください。 ただし、海外の大学院に在学中もしくは出身の大学院が海外の場合は受入研究機関から申請を行ってください。

Q1-5 修士課程修了後就職し、現在いずれにも在学していないが、DC1に申請することは可能か。
A1-5 可能です。採用年度の4月1日現在で募集要項に記載の要件を満たすことが必要であり、申請時での所属・在学の有無は問いません。

申請手続きについては、修士課程で在学していた大学院を通じて行ってください。また、申請書内の「現在の研究指導者」欄については、申請者の現職が研究職の場合には現在の受入研究者を入力し、申請者の現職が研究職ではない場合には修士課程での研究指導者を入力してください。評価書については、「現在の研究指導者」欄に記載した方に作成していただくことになります。

ただし、特別研究員の採用中は、特別研究員以外の身分を持つことが出来ませんので、採用開始日の前日までに現職を辞職してください。(申請時点で辞職する必要はありません。)

Q1-6 4月以外に入学した者(10月入学者等)は、DCに申請することは可能か。また、DC1とDC2のいずれに申請すればよいか。
A1-6 在学月数の要件を満たすのであれば、申請は可能です。
また、DC1とDC2どちらに申請すべきかについては、採用年度の4月1日時点における博士課程累計在学月数で判断します。休学期間は在学月数に含みません。ただし、休学期間の合計が6ヶ月未満の場合には在学月数に加算し、申請資格の確認をします。
3年制 4年制 5年一貫制  
12ヶ月未満 12ヶ月以上24ヶ月年未満 24ヶ月以上36ヶ月未満 DC1申請
12ヶ月以上36ヶ月未満 24ヶ月以上48ヶ月未満 36ヶ月以上60ヶ月未満 DC2申請

例えば、採用前年度の10月入学予定者の場合(休学が無い場合)、採用年度の4月1日では、累計在学月数は、6ヶ月なので、「DC1」に申請します。
なお、学則によっては入学年月にかかわらず4月になると年次が一つ上がるという大学もありますので、申請機会の公平の観点から、年次ではなく、累計在学月数により判断することとしています。

Q1-7 外国籍を持つ者でも申請可能か。
A1-7 DCは我が国の大学院博士課程に在学している者であれば、外国籍を持つ者も申請可能です。PDは日本国籍を持つ者、又は申請時以前から日本に永住を許可されている外国人は申請可能です。学位取得者で日本国籍又は永住権を持たない外国人は、外国人特別研究員事業(http://www.jsps.go.jp/j-fellow/index.html)に申請が可能な場合があります。

Q1-8 日本学術振興会は受入研究機関等を紹介するのか。
A1-8 紹介しません。申請書作成前に受入研究機関と受入研究者は申請者ご自身で探してください。申請者は受入研究者と受入研究機関の担当者と綿密に連絡をとってください。

Q1-9 PDと特別研究員-RPD若しくは海外特別研究員との併願は可能か。
A1-9 特別研究員RPD・海外特別研究員・海外特別研究員-RRAいずれも併願可能です。但し、重複採用は認められませんので、2つ以上内定があった場合は、採用を希望する事業を1つ選んでいただきます。それ以外は全て辞退してください。
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2.採用予定数について

Q2-1 昨年の採用率はどれくらいか。
A2-1 本会特別研究員ホームページ「採用状況」(http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_saiyo.html)を確認してください。
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3.採用期間について

Q3-1 DC1又はDC2採用者について採用期間が残っていても、PDに再申請できるが、採用になった場合、残っていたDCの採用期間は、合算されるのか。
A3-1 合算されません。採用年度の4月1日から3年間がPDの採用期間です。 なお、PDに採用内定となった場合は、採用開始日の前日までに採用中のDCを辞退していただきます。

Q3-2 4月1日以外から採用開始することは可能か。
A3-2 不可能です。PD、DC2、DC1については、採用開始は4月1日のみです。

ただし、出産・育児に係る場合のみ、採用の中断を認めており、採用開始と同時に中断とすることは可能です。中断についての詳細は、「遵守事項および諸手続の手引」(http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html)を参照してください。

※手引については、随時更新されますので、必ず最新版を確認してください。
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4.支給経費について

Q4-1 研究奨励金はどのように支払われるのか。
A4-1 毎月20日(休日や銀行又は本会休業日の場合は翌日)に、特別研究員本人名義の口座に振り込みます。
なお、毎年4月分に関しては5月分と併せて5月に支給しますので、4月には振込は行いません。
支給する際には、所得税を源泉徴収した額を振り込みますので、募集要項に記載の額が満額振り込まれる訳ではありません。また、住民税については原則として各自で納付をすることになります。
詳細については、「遵守事項および諸手続の手引」(http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html)を参照してください。
※手引については、随時更新されますので、必ず最新版を確認してください。

Q4-2 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)はどのように応募するのか。
A4-2 特別研究員奨励費は科学研究費助成事業の一種であり、特別研究員に採用内定後、応募手続きについてご案内します。応募手続きは、受入研究機関を通じて行うこととなりますので、 当該研究機関の事務担当の方の指示に従ってください。

Q4-3 科学研究費助成事業(特別研究員奨励費)はどのように支払われるのか、 また、どのように使用するのか。
A4-3 特別研究員奨励費は受入研究機関において管理することとなっておりますので、特別研究員本人に直接支払われることはありません。特別研究員奨励費への応募後、各受入研究機関に対して交付内定金額等について通知(交付内定)されますので、受入研究機関からの指示に従い、交付申請手続きを行ってください。交付申請が受理され、交付決定が行われた後、受入研究機関名義の口座に特別研究員奨励費が振り込まれます。
また、使用にあたっての質問は、受入研究機関の科研費担当の方にお問い合わせ下さい。科学研究費補助金の使用に関するルールを定めた「補助条件」及び各受入研究機関の会計ルールに従い、これを適正に使用する義務が課せられています。
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5.申請書の作成方法について

Q5-1 申請書を紙媒体で提出してもよいのか。
A5-1 申請書は、電子申請システムを通じてのみ受け付けます。申請者はあらかじめ申請機関を通じてID・パスワードを取得した上で、電子申請システムにより申請書を提出(送信)してください。評価書等の添付書類も全て電子申請システムで提出を行っていただきます。

Q5-2 申請書の所定の様式内では記入しきれない場合、ページの追加等は可能か。
A5-2 所定の様式へページを追加したり、新たに用紙を加えたりすることはできません。これらを行った場合は、不備の申請書とみなされ審査にあたり、不利益を生じることがあります。

申請書「4.研究業績」欄に記入しきれない場合には、主要な業績に絞り込んで記入してください。
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6.選考について

Q6-1 書面審査を行う「審査セット」とは、どのようなものですか。
A6-1 書面審査セット(https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa-set.html)とは、書面審査を行うためのグループです。 審査は、申請者の分科細目に応じて行いますが、申請件数が少ない細目については、適切な相対評価ができるように、関連する細目を組み合わせてグループ化しています。
このように各細目(又は、細目をグループ化したもの)に、6人の専門委員を割り当てたものを「書面審査セット」と呼んでいます。セット毎の専門委員については、専門分野のバランス、各審査員の所属機関が異なるようにすることなど、公平性に配慮しています。
なお、審査セットは、毎年見直しを行っています。

Q6-2 選考の日程を知りたい。
A6-2 選考日程は、本会特別研究員ホームページ「選考日程」 (http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_nittei.html)に掲載します。

Q6-3 学会発表を予定しているが、面接日の変更は可能か。
A6-3 審査の都合上、面接日の変更はできません。面接審査を受けられない場合は、辞退の手続きをしてください。



    Q&A for Fellows under FY2018 Research Fellowships for Young Scientists

This Q&A consists of two parts, one written in Japanese and the other in English. If any differences in wording or interpretation should occur between the two parts, the Japanese part will take precedence.


1. Eligibility

See the Application Outline


Q1-1 When applying for a PD fellowship, why will I only be eligible within a certain number of years after obtaining my PhD?
A1-1 The purpose of this fellowship program is to support young researchers at the initial stage of their careers. Support is focused on young researchers just after they obtain their doctorates. Accordingly, an eligibility limit is placed on the number of years after obtaining a PhD.

Q1-2 I am an experienced JSPS Research Fellowship for Young Scientists. Can I make an application again?
A1-2 Experienced Fellow-DC can apply for a PD fellowship, but is not able to apply for a DC fellowship again. In the same manner, experienced Fellow-PD cannot apply for a PD fellowship again.

Q1-3 I was appointed as Fellow-DC, but during its tenure, my qualification has been changed to Fellow-PD by obtaining degree. Can I apply for a PD fellowship?
A1-3 Yes, you may. However, please note that you must either be a Japanese citizen or be a foreigner with permanent residency status in Japan for PD application.
People with a doctorate degree who have neither Japanese citizenship nor permanent residency may apply for a JSPS Postdoctoral Fellowship for Foreign Researchers
(http://www.jsps.go.jp/english/e-fellow/index.html).

Q1-4 I am currently not affiliated with any research institution. Am I eligible to apply for a fellowship?
A1-4 Yes, you are. For both PD and DC fellowships, it is necessary to satisfy the eligibility requirements stipulated in the application guidelines by April 1 of the year that the fellowship starts. You can make an application without regard to your affiliation at the time of application.
Regarding application processing, PD and DC2 fellowship applicants submit their applications through their prospective host institutions (the institution to which the host researcher is affiliated), and DC1 applicants through the Japanese graduate school in which they are or had been enrolled. However, DC1 applicant who is currently enrolling or had enrolled in overseas institution should submit through the prospective host institution in Japan.

Q1-5 I got a job after graduating from a master’s course and am not currently affiliated with any university. May I apply for a DC1 fellowship?
A1-5 Yes, you may. It is necessary to satisfy the eligibility requirements stipulated in the application guidelines by April 1 of the year that the fellowship starts. You can make an application without regard to your affiliation at the time of application.
Regarding application processing, you should apply through the graduate school in which you did your master’s study. In the application form column “current academic supervisor” [現在の研究指導者], enter the name of your current host researcher if you are doing research or the name of your research advisor during your master’s course if not. The person whose name is entered as your “current academic supervisor” must be asked to prepare your evaluation letter [評価書].
However, during your tenure under a JSPS Research Fellowship for Young Scientists you are not allowed to have another status. So, please resign your present job at least one day before your fellowship commences.

Q1-6 If my graduate school enrollment date is other than April (for example, October), may I apply for a either DC1 or DC2 fellowship?
A1-6 Yes, you may. For DC1 and DC2 fellowships, eligibility is determined by the cumulative number of enrollment months as of April 1 of the year that the fellowship starts. Periods of leave of absence are not counted as months of enrollment. However, if the total number of leave months is fewer than six, they are counted as months of enrollment.

Months of eligibility are as follows.
3-year course 4-year course 5-year course  
Less than 12 months From 12 months
up to 24 months
From 24 months
up to 36 months
DC1 application
From 12 months
up to 36 months
From 24 months
up to 48 months
From 36 months
up to 60 months
DC2 application
For example, a person who enrolled in October (and has not taken a leave of absence) may apply for a DC1 fellowship if he/she has a cumulative number of 6 months of graduate school enrollment as of April 1 of the year that the fellowship starts.

However, there are some universities that start their academic year in April regardless of the date of enrollment. So, please make sure to confirm the cumulative number of your enrollment months with the administrative staff at your university.

Q1-7 May people of other nationalities apply for a fellowship?
A1-7 There is no nationality requirement for DC applications. For PD applications, however, the person must either be a Japanese citizen or be a foreigner with permanent residency status in Japan. People with a doctorate degree who have neither Japanese citizenship nor permanent residency may apply for a JSPS Postdoctoral Fellowship for Foreign Researchers (http://www.jsps.go.jp/english/e-fellow/index.html).

Q1-8 Does JSPS introduce applicants to host institutions?
A1-8 No, it doesn’t. Applicants must independently find their own host research institution and host researcher before applying. It is strongly recommended that the applicant should establish close contact with his/her host researcher and the host institution in advance to proceed with the application process in order.

Q1-9 May I apply to more than one fellowships; PD, RPD, and Overseas Research Fellowship, at the same time?
A1-9 Yes, you may submit multipul applications. If you receive preliminary notices of more than one fellowship appointments, you will have to choose only one fellowship.


2. Scheduled Selections


Q2-1 What was last year’s selection ratio?
A2-1 Please refer to JSPS’s (Japanese) webpage (http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_saiyo.html).


3. Fellowship Tenure


Q3-1 If I reapply for a PD fellowship during my tenure as a DC1 or DC2 fellowship, can the number of days remaining on my DC fellowship be added on to my PD tenure?
A3-1 No, it can’t be. The total tenure is 3 years from April 1 of the year that the fellowship starts. If the person receives a provisional notice of PD appointment, he/she must resign the DC fellowship at least one day before the PD tenure starts.

Q3-2 Is it possible to start one’s fellowship after April 1?
A3-2 No, it’s not. PD, DC2 and DC1 fellowships must all start on April 1.

However, fellows may suspend their tenures for the purpose of childbearing and infant-raising. In that case, they may suspend their tenure simultaneously with the start of their fellowship. For details, please see the Compliance Rules and Procedure Guidance [遵守事項および諸手続の手引き] (in Japanese) on JSPS’s website (http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html). Since they are revised annually, please refer to the latest version.


4. Allowances


Q4-1 How are a fellow’s allowances paid?
A4-1 They are deposited into the fellow’s registered bank account on the 20th of each month. (In the case of national holiday, bank holiday or JSPS’s office closed, the deposit is made on the next day.)
Please note that every year your allowances for April and May will be paid together in May.
National income tax is withheld from the amount deposited. Accordingly, the amount paid will differ from the full amount stated in the application guidelines. As a rule, fellows need to pay their own local taxes. For details, please see the Compliance Rules and Procedure Guidance [遵守事項及び諸手続の手引き] (in Japanese) on JSPS’s website (http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html). Since they are revised annually, please refer to the latest version.

Q4-2 How do I apply for a “Grants-in-Aid for JSPS Fellows” under the Grants-in-Aid for Scientific Research Program?
A4-2 After being issued a notice of provisional appointment of fellowship, fellows receive a guide on the application procedure. As the application process is carried out through your host institution, you should follow the instruction from its administrative office.

Q4-3 How do I receive and use the “Grants-in-Aid for JSPS Fellows”?
A4-3 The grant is managed by the host institution. It is not paid directly to the Fellow himself/herself. Following the submissions of application to Grant-in-Aid for JSPS Fellows, a grant amount is notified to each host institution (Informal decision to grant the funding; 交付内定 ).
Please follow the grant application procedure in accordance with an instruction from the host institution. After the grant application was accepted and the grant decision has been made, it will be transferred to the account of the host institution.
Concerning the question about use of the grant, please contact the person in charge of the host institution. Fellows should comply with the rules regarding the use of the Grant-in-Aid for Scientific Research that are specified in the “Supplementary conditions” (補助条件), accounting rules of each host institution and the obligation of the proper use.


5. Applications


Q5-1 May I submit a paper application for the fellowship?
A5-1 No, you may not. Applications may only be submitted via JSPS’s electronic application system. When applying, a person should acquire a system ID and password from his/her applying institution. Then, the application form should be submitted via the electronic system. The evaluation letter [評価書] and other attached documents should also be submitted via the electronic application system.

Q5-2 May pages be added to the application form if the information I wish to enter exceeds the space allotted.
A5-2 No additional pages or new sheets may be added to the form. If they are added, the application will be regarded as erroneous.
Regarding item 4. Research Achievements [研究業績] of the application form, if your information does not fit into the allotted space, please narrow it down to the most important achievements.


6. Selection Process


Q6-1 What are the screening sets used in document reviews?
A6-1 When applying, the applicant must choose a discipline and research field that matches his/her research. A screening set comprising six reviewers assigned to conduct a document review of applications in that discipline-research field grouping. For the screening sets, see the (Japanese) webpage http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa-set.html.
The six members of each screening set are selected from different institutions and are capable of reviewing all applications in the subject research field. This makes it possible for the same six reviewers to conduct evaluations of applications in closely related research fields as well.

Q6-2 Where can I find the selections schedule?
A6-2 The selection schedule is posted on JSPS’s (Japanese) webpage. See http://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_nittei.html

Q6-3 I have a conference presentation coming up. May I change the date of my interview?
A6-3 No, you may not. If you cannot attend the interview designated by JSPS, please withdraw your application.