原則として、学振は採用証明書を発行しません。例えば、在留資格の更新手続の際に、学振が外国人招へい研究者を採用していること、または外国人招へい研究者が必要とする経費を学振が負担していること等に関する証明書類が必要となった場合は、採用通知又は経費負担証明書の写しを使用する、あるいは受入研究機関の事務担当部署に作成を依頼してください。依頼を受けた受入研究機関は、諸手続の手引を参照の上、作成してください。

例外として、学振は、採用期間終了後且つ就職活動等に使用する目的で、学振がこれを適切と認めた場合に限り、採用証明書を発行します。
採用証明書の発行を希望する場合は、外国人招へい研究者が「証明書交付願（様式11）」に採用証明書の提出先、提出理由、その他必要な事項を記入・自署のうえ、採用証明書を必要とする日の2週間前までに学振に到着するよう電子メールに添付して提出してください。