採用手続き

採用手続き

遵守事項及び諸手続の手引

様式集

下記書類の提出時期に遅れる場合には，事前に本会海外特別研究員事業担当へご連絡ください。
各様式については，手引冊子の該当ページをコピーしたものも使用することができます。
提出方法は基本的に電子メールとなりますが、郵送で提出いただいても構いません。

派遣（採用）開始前に提出・使用する書類

様式番号	様式名	提出時期（期限）	提出方法	備考
1	誓約書	令和６年１月１２日までに	電子メール
1-1	研究活動の公正性の確保及び適正な研究費の使用について	令和６年１月１２日までに	電子メール
1-2	海外研究連絡センターへの情報提供について	令和６年１月１２日までに	電子メール	該当者のみ
-	永住許可の証明	令和６年１月１２日までに	電子メール	外国籍の方のみ
19	派遣開始日届	令和６年１月１２日までに	電子メール
-	博士の学位取得証明書	令和６年４月５日までに	電子メール	確認事項
2-1	子供手当届	派遣開始４０日前までに	電子メール	該当者のみ
3	外国出張計画書	派遣開始４０日前までに	電子メール
N	外国出張日程表	派遣開始４０日前までに	電子メール	記入例
5	銀行口座届	派遣開始４０日前までに	電子メール
20	国内所属機関及び資格届	派遣開始４０日前までに	電子メール	該当者のみ
〈参考〉	受入承諾書	派遣開始４０日前までに	電子メール	記入例
-	往路航空賃見積書・旅程表	派遣開始４０日前までに	電子メール	請求する場合のみ

派遣（採用）期間中に提出・使用する書類

様式番号	様式名	提出時期（期限）	提出方法	備考
4	住居及び緊急連絡先届	派遣開始後１か月以内	電子メール
-	往路航空賃領収書・使用済航空券半券	派遣開始後１か月以内	電子メール	請求する場合のみ
6	海外特別研究員中間報告書	派遣開始１年経過後２か月以内	指定URLへのアップロード
-	復路航空賃見積書・旅程表	派遣終了１４日前までに	電子メール	請求する場合のみ

派遣（採用）終了後に提出・使用する書類

様式番号	様式名	提出時期（期限）	提出方法	備考
7	復路航空賃請求書	派遣終了後１か月以内	電子メール	請求する場合のみ
-	復路航空賃領収書・使用済航空券半券	派遣終了後１か月以内	電子メール	請求する場合のみ
10	海外特別研究員最終報告書	派遣終了後３か月以内	指定URLへのアップロード	様式10-1 様式10-2 様式10-3

必要に応じて提出・使用する書類

様式番号	様式名	提出時期（期限）	提出方法	備考
2-2	子供手当支給停止届	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
11	外国出張計画変更書	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
N	外国出張日程表	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール	記入例（派遣期間短縮）記入例（付加用務）
11-1	計画変更理由書（派遣期間短縮）	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
11-2	計画変更理由書（付加用務）	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
12	一時帰国届・願	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
N	外国出張日程表	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール	記入例（一時帰国）
13	海外特別研究員採用中断願	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
14	海外特別研究員採用中断期間変更願	変更確定後速やかに（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
15	海外特別研究員採用再開願	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
16	海外特別研究員受入研究機関等変更願	事前に（提出前に本会へ連絡の上）	電子メール
17-1	海外特別研究員採用内定辞退届	事前に（派遣開始手続前に採用内定を辞退する場合）	電子メール
17-2	海外特別研究員辞退願	事前に（派遣開始手続後に辞退する場合）	電子メール
17-3	海外特別研究員補欠辞退届	事前に（補欠を辞退する場合）	電子メール
18	海外特別研究員証明書交付願	必要時	電子メール	証明書見本（和文）証明書見本（英文）
22	氏名等変更届	必要時	電子メール
23-1	研究資金等受給届	必要時	電子メール
23-2	報酬受給報告書	派遣開始１年経過後２か月以内または派遣終了後３か月以内	指定URLへのアップロード	該当者のみ
24	海外特別研究員派遣終了後の異動届	必要時	電子メール